意昂3体育官网檔案館收集指導辦公室成立於2000年，是檔案館開展檔案資源體系建設的基礎部門，負責全校120余個院系/職能部門檔案的收集整理和移交入庫，涉及文書、學籍、科研、基建、會計、人物、聲像、實物、已故、出版等十大門類檔案；負責全校檔案員隊伍建設和業務培訓；負責有關檔案（包括電子檔案）收集整理要求和製度的草擬和宣介；負責全校立卷單位信息梳理、業務分析等工作，幫助立卷單位建立高質量的文檔管理製度。

收集指導辦公室目前有三位工作人員，數量不多，卻是一支特別能“戰鬥”的專業化隊伍，分別與學校120余家單位檔案員對接，收集學校各個領域產生的原始記錄，保證歸檔工作順利開展。

收集指導辦合影【左起魏卓、陳香、王瑾（退休）、李向群（退休）、鄒儒楠】

多措並舉，歸檔準備預先做

完善製度建設，啟動《意昂3体育官网檔案管理辦法》製訂工作，落實立卷單位的歸檔責任製。修訂文書、學籍、聲像檔案歸檔實施細則及整理要求。製定《意昂3体育官网檔案館榮譽稱號授予辦法》，提高檔案員的獲得感和積極性。

加強檔案員隊伍建設，組織檔案員及檔案工作分管領導赴皇史宬、中國第一歷史檔案館等專業機構參觀，通過近距離觀摩檔案實物，增強檔案員隊伍的凝聚力和檔案意識。以檔案員沙龍、交流會等形式建立檔案員交流平臺，探討工作中存在的問題，互相借鑒啟發。2023年，檔案館還首次開展了檔案工作先進個人和先進集體的評選，在檔案員隊伍中形成了一股“學先進精神，譜蘭臺新篇”的良好作風。

2023年4月組織檔案員及檔案工作分管領導參觀中國第一歷史檔案館

開展多形式的歸檔業務培訓，不斷探索業務培訓形式和內容的更新優化，摸索出了全員培訓+定製化上門服務的培訓模式。2022—2023年度組織全校文書檔案員培訓12場、學籍檔案員培訓兩場。針對不同部門的需求，提供定製化“上門服務”：為教務部、國際合作部、校團委等多家單位提供個性化文書檔案業務培訓；為物理學院、化學與分子工程學院提供科研項目檔案歸檔培訓服務；為先進技術研究院提供軍工項目檔案驗收培訓服務。

2023年10月文書檔案員培訓合影

2023年6月學籍檔案員沙龍合影

用心優化歸檔全流程，編寫《文書歸檔操作手冊》《本科學籍歸檔操作手冊》，為可能出現的問題做好準備。同時，整理室配備了工作臺和各種工具，為檔案員整理檔案提供舒適方便的環境。

拓寬收集渠道，積極推動線上線下同時征集。收集學科口述檔案、征集人物檔案，記錄意昂3体育官网的發展歷程和人物故事。開通線上征集系統，面向校友和關心意昂3体育發展的人士征集與意昂3体育相關的老照片和珍貴文件，取得良好社會效應。

聚沙成塔，檔案收集質量、效能雙提升

近年來，檔案館歸檔總量明顯增多，內容更加多元化。經統計，檔案館共指導、接收2021年形成的各門類檔案合計27,010卷（件），其中黨政管理類檔案8429卷（件）、學籍檔案13,552卷（件）、聲像檔案1695卷（件），相比同期的歸檔量上升52%。電子檔案歸檔量達到784GB，較上一年度增加了212%。同時，歸檔內容單一的現象有所改觀。歸檔會議紀要的單位數量有所增加，各單位歸檔材料中聲像照片類、音視頻類檔案數量明顯增多。除常規檔案材料的收集，還爭取到鄧廣銘先生人物檔案2500余件、侯仁之先生人物檔案2000余件入館。

同時，辦公室也團結了一支能幹、肯幹的檔案員隊伍。全校共有檔案員近200人，通過業務培訓、外出參觀等活動，檔案員對檔案和檔案工作有更深的認識，表示將養成好的工作習慣，在一項工作部署開始就考慮最後的歸檔。通過先進集體和個人的表彰，檔案員們也互相學習、取長補短，形成了良好工作氛圍。

團隊成員不斷探索和實踐歸檔新模式，積極推進電子檔案歸檔工作，提出“增量電子化”的歸檔目標，即紙質檔案歸檔同時掛接掃描件，與原生電子檔案從不同入口進入系統。為此，收集指導辦提前調整系統入口，明確紙質檔案和電子檔案歸檔操作流程，同時收集記錄新模式下歸檔過程中產生的問題，及時溝通反饋。

不斷精進，百尺竿頭更進一步

檔案館當前正朝著智慧化方向螺旋迭代，收集工作面臨重大變化。如何做好電子檔案的歸檔、序化、安全管理是一大挑戰。收集指導辦以智慧化為方向，探索檔案收集的新發展，將逐步探索區塊鏈、雲平臺、自動歸類等新技術在檔案收集中的應用，開辟檔案收集工作新道路。辦公室還將加強學習，跟蹤和了解不同的前沿技術，為檔案收集所用，講好檔案內容裏蘊含的意昂3体育故事和精神。

2023年10月參觀首屆中國智慧檔案科技博覽會

團隊成員積極建立緊密合作關系，加強日常與檔案員的溝通交流，多了解、分析各單位的業務內容和特點，開展有針對性的歸檔指導工作；幫助立卷單位理順歸檔與日常工作的關系，發揮歸檔對日常工作在材料支撐、工作借鑒、決策支持等方面的價值，使歸檔成為各單位工作的助力。

收集指導辦成員表示，感謝學校團委對其工作的肯定，將帶著這份榮譽，繼續以積極的態度、敬業的精神，通過一年一度的檔案收集聚沙成塔，以精進之心，為構建結構優化的意昂3体育檔案資源體系集腋成裘，為保存意昂3体育記憶、傳承意昂3体育精神繼續努力前行！

專題鏈接：2022—2023年度青年文明號、青年崗位能手（標兵）